Thông Báo/ Thư Mời
📔 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG
Mục đích:
Hướng dẫn người dùng sử dụng chức năng [Văn bản hành chính - Thông Báo/ Thư Mời] trong hệ thống quản lý của Đoàn Luật sư tỉnh Đồng Nai, bao gồm:
- Tạo các Thông Báo/ Thư Mời hành chính mới
- Xem danh sách Thông Báo/ Thư Mời
- Gửi Thông Báo/ Thư Mời cho người khác trong công ty hoặc email bên ngoài
- Theo dõi xem ai đã xác nhận nhận Thông Báo/ Thư Mời, ai chưa
- Đính kèm file tài liệu vào Thông Báo/ Thư Mời
📌 1. Đối tượng áp dụng
Chức năng này áp dụng cho:
- Quản trị viên: Có thể tạo, xem, sửa tất cả Thông Báo/ Thư Mời. Có thể xem tất cả Thông Báo/ Thư Mời trong hệ thống.
- Luật sư: Chỉ xem được các Thông Báo/ Thư Mời được gửi cho mình. Có thể xác nhận đã nhận Thông Báo/ Thư Mời.
🖼️ 2. Giao diện chức năng
📌 Tổng quan giao diện danh sách Thông báo mẫu
📝 3. Các bước thực hiện
🔹 A. Xem danh sách Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Đăng nhập bằng tài khoản Quản trị viên | |
| B2 | Vào menu Văn bản hành chính > Thông Báo/ Thư Mời | |
| B3 | Hệ thống hiển thị danh sách Thông báo mẫu | Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề... |
📌 Tìm kiếm Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Nhấn vào nút Bộ lọc để mở rộng khung tìm kiếm | |
| B2 | Nhập từ khoá hoặc các thông tin cần tìm kiếm | Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề... |
| B3 | Nhấn vào nút Áp dụng bộ lọc để lọc danh sách Thông báo mẫu | |
| B4 | Nhấn vào liên kết Đặt lại để xoá toàn bộ điều kiện tìm kiếm |
Có thể tìm kiếm nhanh bằng cách nhập nội dung cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm ngay trên danh sách Thông báo mẫu
Các nút trên trang danh sách
-
Nút "Tạo mới" (Ở góc trên bên phải, chỉ quản trị viên mới thấy)
- Có biểu tượng dấu cộng (+)
- Click vào để tạo Thông Báo/ Thư Mời mới
-
Nút "Xem" (Ở mỗi dòng Thông Báo/ Thư Mời)
- Click vào để xem chi tiết Thông Báo/ Thư Mời
- Tất cả người dùng đều có thể xem (nếu được gửi Thông Báo/ Thư Mời đó)
Sắp xếp mặc định
Mặc định, danh sách được sắp xếp theo ngày tạo, Thông Báo/ Thư Mời mới nhất hiển thị ở trên cùng.
Ai xem được Thông Báo/ Thư Mời nào?
- Quản trị viên: Xem được tất cả Thông Báo/ Thư Mời trong hệ thống
- Luật sư: Chỉ xem được các Thông Báo/ Thư Mời được gửi cho mình
🔹 B. Thêm mới Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Nút "Tạo mới" | Ở góc trên bên phải (chỉ luật sư mới thấy) |
| B2 |
Điền thông tin cơ bản trong Tab "Nội dung":
(Tùy chọn) Bật "Có xác nhận" và đặt Hạn chót ở phần đầu trang |
Các trường bắt buộc có dấu (*) |
| B3 |
Chọn người nhận trong Tab "Đối tượng nhận":
|
Bắt buộc chọn |
| B4 |
Đính kèm file trong Tab "Tài liệu" |
|
| B5 |
Click nút "Gửi" → Xác nhận trong cửa sổ nhỏ |
|
📌 Minh hoạ form thêm mới Thông báo mẫu
Tab "Đối tượng nhận":
Tab "Tài liệu"
🔹 C. Quy trình quản lý Thông Báo/ Thư Mời
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 |
Vào trang Danh sách → Sử dụng ô tìm kiếm và bộ lọc để tìm Thông Báo/ Thư Mời |
|
| B2 |
Click nút "Xem" để xem chi tiết Thông Báo/ Thư Mời |
|
|
Xem phần "Thống kê" để biết:
|
||
|
Vào Tab "Người dùng" hoặc "Danh sách bên ngoài" để:
|
(Tùy chọn) Chỉnh sửa mục "Xác nhận" nếu cần |
📌 Minh hoạ
Tab "Người dùng" hoặc "Danh sách bên ngoài"
⚠️ 4. Lưu ý
Ai có thể làm gì?
-
Quản trị viên:
-
Có thể tạo, xem, sửa tất cả Thông Báo/ Thư Mời
-
Xem được tất cả Thông Báo/ Thư Mời trong hệ thống
-
Có thể quản lý danh sách người nhận
-
Có thể cập nhật trạng thái xác nhận cho người khác
-
Luật sư:
-
Chỉ xem được các Thông Báo/ Thư Mời được gửi cho mình
-
Chỉ có thể xác nhận/hủy cho chính mình
-
Không thể tạo hoặc sửa Thông Báo/ Thư Mời (trừ khi có quyền đặc biệt)
Các quy tắc khi tạo Thông Báo/ Thư Mời
-
Số hiệu văn bản: Phải là duy nhất, không được trùng với Thông Báo/ Thư Mời khác trong hệ thống
-
Chọn người nhận: Phải chọn ít nhất 1 người trong công ty HOẶC thêm ít nhất 1 email bên ngoài
-
Các ô bắt buộc: Phải điền đầy đủ:
-
Tiêu đề
-
Số hiệu văn bản
-
Ngày văn bản
-
Nội dung văn bản
Thông báo và email
-
Người trong công ty: Sẽ nhận thông báo trong hệ thống khi được gửi Thông Báo/ Thư Mời
-
Người bên ngoài: Sẽ nhận email với link để xem và xác nhận Thông Báo/ Thư Mời
-
Nội dung thông báo/email: Bao gồm:
-
Số hiệu văn bản
-
Ngày văn bản
-
Người ký
-
Ngày ký
-
Có yêu cầu xác nhận hay không
-
Hạn chót (nếu có)
-
Đính kèm file
-
Kích thước file: Có giới hạn kích thước (tùy theo cài đặt hệ thống). Nếu file quá lớn, hệ thống sẽ báo lỗi.
-
Định dạng file: Chỉ chấp nhận các loại file đã liệt kê ở trên (PDF, hình ảnh, Word, Excel, CSV). Nếu file không đúng định dạng, hệ thống sẽ báo lỗi.
-
Lưu trữ: File được lưu an toàn trong hệ thống. Hệ thống sẽ tự động đổi tên file để tránh trùng.
Tìm kiếm
-
-
Khi bạn gõ từ khóa vào ô tìm kiếm, đợi khoảng 1-2 giây, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm. Bạn không cần nhấn Enter.
-
📞 5. Hỗ trợ kỹ thuật
-
Email: trieu.nguyennhu@gmail.com
-
Hotline/Zalo: 0933 638 244 (trong giờ hành chính)