Dữ liệu phân việc - Phân việc (Dành cho Trưởng Ban / Phó Ban)

Trong menu bên trái, nhóm "Phân việc" hiển thị:

• Các phòng ban bạn quản lý (Trưởng ban hoặc Phó ban) - có thể nhấn vào
• Các phòng ban con của phòng ban bạn quản lý - có thể nhấn vào
• Các phòng ban khác - hiển thị (Không có quyền truy cập) và không thể nhấn vào

Quyền của Trưởng Ban / Phó Ban:

Bạn có thể:

• Tạo phân việc mới
• Chỉnh sửa phân việc do bạn tạo (trừ khi đã hoàn thành/hủy)
• Xem tất cả phân việc trong phòng ban bạn quản lý
• Chuyển trạng thái phân việc trong phòng ban bạn quản lý
• Xem tình trạng xử lý của các phòng ban
• Chọn phòng ban và người thực hiện khi tạo phân việc (chỉ trong phạm vi bạn quản lý)

Nếu bạn không thấy một số chức năng hoặc menu, vui lòng liên hệ Quản trị viên để cập nhật quyền truy cập.

Ở đầu trang danh sách, bạn sẽ thấy 3 tab:

• Tất cả: Xem tất cả phân việc trong phòng ban (cả việc bạn giao và việc bạn được giao)
• Việc đã giao: Chỉ xem những phân việc do bạn tạo ra và giao cho người khác
• Việc được giao: Chỉ xem những phân việc do người khác giao cho bạn

Cách sử dụng: Nhấn vào tab bạn muốn xem để lọc danh sách.

Từ trang danh sách, nhấn nút "Tạo" ở góc trên bên phải

Trong Tab "Nội dung", bạn cần điền:

• Tiêu đề: Nhập tiêu đề của phân việc (bắt buộc)
• Nội dung: Nhập nội dung chi tiết của phân việc (bắt buộc)
• Ngày bắt đầu: Chọn ngày bắt đầu (mặc định là hôm nay)
• Ngày kết thúc: Chọn ngày kết thúc dự kiến (tùy chọn)
• Giấy tờ liên quan: Tải lên các file đính kèm (PDF, Word, Excel, hình ảnh...)

• Ngày kết thúc phải sau ngày bắt đầu
• Kích thước file tối đa theo quy định của hệ thống
• Các file được lưu trong thư mục "tasks"

Trong Tab "Đối tượng nhận", bạn chọn:

• Phòng ban: Chọn một hoặc nhiều phòng ban sẽ thực hiện phân việc (bắt buộc)

  • Bạn chỉ có thể chọn các phòng ban bạn quản lý và các phòng ban con của chúng
  • Các phòng ban khác sẽ bị vô hiệu hóa (màu xám)

• Đối tượng nhận: Sau khi chọn phòng ban, bảng sẽ hiển thị danh sách phòng ban đã chọn

  • Ở mỗi dòng, bạn có thể chọn người cụ thể trong phòng ban đó
  • Quan trọng: Nếu bạn không chọn người nào trong một phòng ban, hệ thống sẽ tự động gán cho Trưởng ban và Phó ban của phòng ban đó

• Bạn phải chọn ít nhất một phòng ban
• Nếu không chọn người cụ thể, hệ thống tự động gán cho Trưởng/Phó ban

• Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn nút "Tạo" ở cuối trang
• Hệ thống sẽ tạo phân việc và tự động gửi thông báo cho những người được giao
• Sau khi tạo xong, bạn sẽ được chuyển đến trang xem chi tiết phân việc

• Từ trang danh sách, nhấn nút "..." ở dòng phân việc, chọn "Chỉnh sửa"
• Hoặc từ trang xem chi tiết, nhấn nút "Chỉnh sửa" ở góc trên bên phải

• Bạn chỉ có thể chỉnh sửa phân việc do chính bạn tạo
• Không thể chỉnh sửa phân việc đã hoàn thành hoặc đã hủy
• Nếu không thấy nút "Chỉnh sửa", có nghĩa là bạn không có quyền hoặc phân việc đã ở trạng thái không thể sửa

Các tab có thể chỉnh sửa:

• Tab "Nội dung": Có thể sửa tiêu đề, nội dung, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, và giấy tờ liên quan
• Tab "Đối tượng nhận": Không thể chỉnh sửa sau khi đã tạo (bị vô hiệu hóa)
  

Ở góc trên bên phải, có nút "Chuyển trạng thái" (có biểu tượng mũi tên hai chiều)

• Nhấn vào để mở cửa sổ chuyển trạng thái
• Chọn trạng thái mới từ danh sách
• Nhấn "Lưu" để áp dụng

• Bạn chỉ có thể chuyển trạng thái nếu bạn là người tạo hoặc là Trưởng/Phó ban của phòng ban liên quan
• Không thể chuyển trạng thái nếu phân việc đã hoàn thành hoặc đã hủy

• Sau khi chỉnh sửa, nhấn nút "Lưu" ở cuối trang
• Hệ thống sẽ cập nhật và chuyển bạn đến trang xem chi tiết

• Từ trang danh sách, nhấn nút "..." ở dòng phân việc, chọn "Xem"
• Hoặc nhấn trực tiếp vào tên phân việc trong bảng

Ở đầu trang, hiển thị "Trạng thái chính" của phân việc:

• Tạm dừng 
• Đã tạo 
• Đã hoàn thành 
• Đã hủy 

Trong Tab "Nội dung", hiển thị:

• Tiêu đề phân việc
• Nội dung chi tiết
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc
• Danh sách giấy tờ liên quan (nếu có) - có thể tải xuống

Trong Tab "Đối tượng nhận", hiển thị:

• Danh sách phòng ban được giao
• Danh sách người được giao trong mỗi phòng ban
  

• Tab này chỉ hiển thị khi bạn là người tạo hoặc là Trưởng/Phó ban của phòng ban liên quan.

Trong Tab "Tình trạng xử lý phòng ban", hiển thị bảng tình trạng xử lý của từng phòng ban:

• Tên phòng ban
• Trạng thái xử lý của phòng ban
• Số người đã hoàn thành / Tổng số người
• Các thông tin khác
  

• Tab này chỉ hiển thị khi bạn là người tạo hoặc là Trưởng/Phó ban của phòng ban liên quan.

Trong Tab "Lịch sử", hiển thị lịch sử thay đổi của phân việc:

• Ai đã thay đổi gì
• Khi nào thay đổi
• Giá trị cũ và mới

Vào trang xem chi tiết hoặc trang chỉnh sửa

Nhấn nút "Chuyển trạng thái" ở góc trên bên phải

Chọn trạng thái mới từ danh sách, trạng thái có thể chuyển:

• Tạm dừng: Tạm dừng phân việc
• Đã tạo: Phân việc đã được tạo
• Đã hoàn thành: Phân việc đã hoàn thành (không thể thay đổi sau khi chuyển sang trạng thái này)
• Đã hủy: Phân việc đã bị hủy (không thể thay đổi sau khi chuyển sang trạng thái này)

• Bạn chỉ có thể chuyển trạng thái nếu bạn là người tạo hoặc là Trưởng/Phó ban của phòng ban liên quan
• Một số trạng thái có thể bị vô hiệu hóa tùy theo trạng thái hiện tại
• Sau khi chuyển sang "Đã hoàn thành" hoặc "Đã hủy", không thể thay đổi nữa