Thông Báo/ Thư Mời 📔 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG Mục đích: Hướng dẫn người dùng sử dụng chức năng [Văn bản hành chính - Thông Báo/ Thư Mời] trong hệ thống quản lý của Đoàn Luật sư tỉnh Đồng Nai , bao gồm: Tạo các Thông Báo/ Thư Mời hành chính mới Xem danh sách Thông Báo/ Thư Mời Gửi Thông Báo/ Thư Mời cho người khác trong công ty hoặc email bên ngoài Theo dõi xem ai đã xác nhận nhận Thông Báo/ Thư Mời, ai chưa Đính kèm file tài liệu vào Thông Báo/ Thư Mời 📌 1. Đối tượng áp dụng Chức năng này áp dụng cho: Quản trị viên : Có thể tạo, xem, sửa tất cả Thông Báo/ Thư Mời. Có thể xem tất cả Thông Báo/ Thư Mời trong hệ thống. Luật sư : Chỉ xem được các Thông Báo/ Thư Mời được gửi cho mình. Có thể xác nhận đã nhận Thông Báo/ Thư Mời. 🖼️ 2. Giao diện chức năng 📌 Tổng quan giao diện danh sách Thông báo mẫu 📝 3. Các bước thực hiện 🔹 A. Xem danh sách Thông báo mẫu Bước Mô tả thao tác Ghi chú B1 Đăng nhập bằng tài khoản Quản trị viên   B2 Vào menu Văn bản hành chính > Thông Báo/ Thư Mời   B3 Hệ thống hiển thị danh sách Thông báo mẫu Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề... 📌  Tìm kiếm Thông báo mẫu Bước Mô tả thao tác Ghi chú B1 Nhấn vào nút Bộ lọc để mở rộng khung tìm kiếm   B2 Nhập từ khoá hoặc các thông tin cần tìm kiếm Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề... B3 Nhấn vào nút Áp dụng bộ lọc để lọc danh sách Thông báo mẫu B4 Nhấn vào liên kết Đặt lại để xoá toàn bộ điều kiện tìm kiếm Có thể tìm kiếm nhanh bằng cách nhập nội dung cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm ngay trên danh sách Thông báo mẫu Các nút trên trang danh sách Nút "Tạo mới"   (Ở góc trên bên phải, chỉ quản trị viên mới thấy) Có biểu tượng dấu cộng (+) Click vào để tạo Thông Báo/ Thư Mời mới Nút "Xem"   (Ở mỗi dòng Thông Báo/ Thư Mời) Click vào để xem chi tiết Thông Báo/ Thư Mời Tất cả người dùng đều có thể xem (nếu được gửi Thông Báo/ Thư Mời đó) Sắp xếp mặc định Mặc định, danh sách được sắp xếp theo  ngày tạo , Thông Báo/ Thư Mời mới nhất hiển thị ở trên cùng. Ai xem được Thông Báo/ Thư Mời nào? Quản trị viên : Xem được tất cả Thông Báo/ Thư Mời trong hệ thống Luật sư : Chỉ xem được các Thông Báo/ Thư Mời được gửi cho mình 🔹 B. Thêm mới Thông báo mẫu Bước Mô tả thao tác Ghi chú B1 Nút "Tạo mới"   Ở góc trên bên phải (chỉ luật sư mới thấy) B2 Điền thông tin cơ bản trong  Tab "Nội dung" : Tiêu đề (bắt buộc) Số hiệu văn bản (bắt buộc, phải là duy nhất) Ngày văn bản (bắt buộc) Người ký (không bắt buộc) Ngày ký (không bắt buộc) Nội dung văn bản (bắt buộc) (Tùy chọn) Bật "Có xác nhận"  và đặt  Hạn chót ở phần đầu trang Các trường bắt buộc có dấu (*) B3 Chọn người nhận trong  Tab "Đối tượng nhận" : Chọn người trong công ty Hoặc thêm email người bên ngoài Phải chọn ít nhất 1 người hoặc 1 email Bắt buộc chọn B4 Đính kèm file trong  Tab "Tài liệu" B5 Click nút  "Gửi" → Xác nhận trong cửa sổ nhỏ 📌 Minh hoạ form thêm mới Thông báo mẫu Tab "Đối tượng nhận" : Tab "Tài liệu" 🔹 C.  Quy trình quản lý Thông Báo/ Thư Mời Bước Mô tả thao tác Ghi chú B1 Vào trang  Danh sách → Sử dụng ô tìm kiếm và bộ lọc để tìm Thông Báo/ Thư Mời B2 Click nút  "Xem" để xem chi tiết Thông Báo/ Thư Mời Xem phần  "Thống kê"  để biết: Tổng số người được gửi Bao nhiêu người đã xác nhận Bao nhiêu người đã hủy Bao nhiêu người chưa xác nhận Vào  Tab "Người dùng"  hoặc  "Danh sách bên ngoài"  để: Xem chi tiết từng người Cập nhật trạng thái xác nhận nếu cần (Tùy chọn) Chỉnh sửa mục "Xác nhận" nếu cần 📌 Minh hoạ Tab "Người dùng"  hoặc  "Danh sách bên ngoài" ⚠️ 4. Lưu ý Ai có thể làm gì? Quản trị viên: Có thể tạo, xem, sửa tất cả Thông Báo/ Thư Mời Xem được tất cả Thông Báo/ Thư Mời trong hệ thống Có thể quản lý danh sách người nhận Có thể cập nhật trạng thái xác nhận cho người khác Luật sư: Chỉ xem được các Thông Báo/ Thư Mời được gửi cho mình Chỉ có thể xác nhận/hủy cho chính mình Không thể tạo hoặc sửa Thông Báo/ Thư Mời (trừ khi có quyền đặc biệt) Các quy tắc khi tạo Thông Báo/ Thư Mời Số hiệu văn bản: Phải là duy nhất, không được trùng với Thông Báo/ Thư Mời khác trong hệ thống Chọn người nhận: Phải chọn ít nhất 1 người trong công ty HOẶC thêm ít nhất 1 email bên ngoài Các ô bắt buộc: Phải điền đầy đủ: Tiêu đề Số hiệu văn bản Ngày văn bản Nội dung văn bản Thông báo và email Người trong công ty: Sẽ nhận thông báo trong hệ thống khi được gửi Thông Báo/ Thư Mời Người bên ngoài: Sẽ nhận email với link để xem và xác nhận Thông Báo/ Thư Mời Nội dung thông báo/email: Bao gồm: Số hiệu văn bản Ngày văn bản Người ký Ngày ký Có yêu cầu xác nhận hay không Hạn chót (nếu có) Đính kèm file Kích thước file: Có giới hạn kích thước (tùy theo cài đặt hệ thống). Nếu file quá lớn, hệ thống sẽ báo lỗi. Định dạng file: Chỉ chấp nhận các loại file đã liệt kê ở trên (PDF, hình ảnh, Word, Excel, CSV). Nếu file không đúng định dạng, hệ thống sẽ báo lỗi. Lưu trữ: File được lưu an toàn trong hệ thống. Hệ thống sẽ tự động đổi tên file để tránh trùng. Tìm kiếm Khi bạn gõ từ khóa vào ô tìm kiếm, đợi khoảng 1-2 giây, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm. Bạn không cần nhấn Enter. 📞 5. Hỗ trợ kỹ thuật Email: trieu.nguyennhu@gmail.com Hotline/Zalo: 0933 638 244 (trong giờ hành chính)