Dữ liệu công văn - Công văn đi
📔 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG
Mục đích:
Hướng dẫn người dùng sử dụng chức năng [Dữ liệu công văn - Công văn đi] trong hệ thống quản lý của Đoàn Luật sư tỉnh Đồng Nai, bao gồm:
- Xem tất cả công văn đi trong hệ thống
- Tạo công văn đi mới
- Sửa tất cả công văn đi
- Xem lịch sử công văn đi
- Quản lý danh sách người nhận và theo dõi tình trạng xử lý
📌 1. Đối tượng áp dụng
Chức năng này áp dụng cho: Quản trị viên.
🖼️ 2. Giao diện chức năng
📌 Tổng quan giao diện danh sách Công văn đi
📝 3. Các bước thực hiện
🔹 A. Xem danh sách Công văn đi
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Đăng nhập bằng tài khoản Quản trị viên | |
| B2 | Vào menu Dữ liệu công văn > Công văn đi | |
| B3 | Hệ thống hiển thị danh sách Công văn đi | Có thể tìm theo Công văn đi, Số công văn, Số hiệu công văn,... |
📌 Tìm kiếm Công văn đi
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Nhấn vào nút Bộ lọc để mở rộng khung tìm kiếm | |
| B2 | Nhập từ khoá hoặc các thông tin cần tìm kiếm | Có thể tìm theo Công văn đi, Số công văn, Số hiệu công văn,... |
| B3 | Nhấn vào nút Áp dụng bộ lọc để lọc danh sách Công văn đi | |
| B4 | Nhấn vào liên kết Đặt lại để xoá toàn bộ điều kiện tìm kiếm |
Các thao tác trên từng dòng
Ở cuối mỗi dòng công văn, bạn sẽ thấy các nút trong menu Hành động:
-
Tạo công văn đến (màu xanh)
-
Chỉ hiển thị khi công văn đi là loại "Bên ngoài"
-
Nhấn vào để tạo công văn đến tương ứng
-
Trang tạo công văn đến sẽ mở trong tab mới
-
Xem (biểu tượng mắt)
-
Nhấn vào để xem chi tiết công văn đi
-
Xem hướng dẫn chi tiết ở phần Xem chi tiết công văn đi
-
Sửa (biểu tượng bút chì)
-
Nhấn vào để sửa thông tin công văn đi
-
Xem hướng dẫn chi tiết ở phần Sửa công văn đi
🔹 B. Thêm mới Công văn đi
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 |
Vào trang Công văn đi |
Nằm ở góc trên bên phải danh sách |
| B2 |
Nhấn nút Tạo ở đầu trang |
|
| B3 |
Điền thông tin trong tab Nội dung:
|
Các trường bắt buộc có dấu (*) |
| B4 |
Chuyển sang tab Đối tượng nhận:
|
|
| B5 |
Nhấn Lưu để hoàn tất |
Lưu công văn đi
Sau khi điền đầy đủ thông tin:
-
Kiểm tra lại tất cả thông tin đã nhập
-
Nhấn vào nút "Lưu" (hoặc "Tạo") ở cuối trang
-
Nếu có lỗi, hệ thống sẽ hiển thị thông báo. Bạn cần sửa các lỗi trước khi lưu
-
Nếu thành công, bạn sẽ được chuyển về trang danh sách và thấy công văn vừa tạo
📌 Minh hoạ form thêm mới Công văn đi
🔹 C. Sửa thông tin Công văn đi
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Tìm Công văn đi cần sửa | Dùng ô tìm kiếm trên danh sách |
| B2 | Nhấn vào nút (...) ở cuối dòng -> Chỉnh sửa (✏️) | Nếu không thấy nút (...) hãy kéo chuột đi cuối dòng |
| B3 | Cập nhật thông tin | Có thể chỉnh sửa từng trường |
| B4 | Nhấn “Lưu thay đổi” |
Trang sửa công văn đi tương tự như trang tạo, nhưng có một số điểm khác:
-
Tab Nội dung:
-
Bạn có thể sửa tất cả thông tin trong tab này
-
Các trường đã có sẵn giá trị, bạn chỉ cần thay đổi nếu cần
-
Tab Đối tượng nhận:
-
Tab này không hiển thị khi sửa
-
Bạn không thể thay đổi danh sách người nhận sau khi đã tạo công văn
-
Để xem danh sách người nhận hiện tại, bạn có thể xem ở tab Danh sách người nhận trong trang xem chi tiết
-
Tab Lịch sử công văn:
-
Hiển thị tương tự như trong trang xem
-
Bạn không thể sửa lịch sử
-
Tab Danh sách người nhận:
-
Hiển thị danh sách người nhận hiện tại
-
Bạn có thể xem nhưng không thể sửa
-
Tab Tình trạng xử lý:
-
Hiển thị tình trạng xử lý hiện tại
-
Bạn có thể xem nhưng không thể sửa
Lưu thay đổi
Sau khi sửa xong:
-
Kiểm tra lại các thay đổi
-
Nhấn vào nút "Lưu" (hoặc "Cập nhật") ở cuối trang
-
Nếu có lỗi, hệ thống sẽ hiển thị thông báo. Bạn cần sửa các lỗi trước khi lưu
-
Nếu thành công, bạn sẽ thấy thông báo "Đã cập nhật thành công"
📌 Minh hoạ
Hoặc có thể "Chỉnh sửa" ở trang xem chi tiết
⚠️ 4. Lưu ý
- Khi tạo công văn đi, bạn phải chọn ít nhất một đối tượng nhận (TCHNLS/luật sư hoặc liên hệ bên ngoài)
- Sau khi tạo công văn, bạn không thể thay đổi danh sách người nhận. Hãy kiểm tra kỹ trước khi lưu
- Các công văn đi gửi cho TCHNLS/luật sư sẽ tự động gửi thông báo đến người nhận
- Nếu bạn gặp vấn đề khi sử dụng, vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.
📞 5. Hỗ trợ kỹ thuật
-
Email: trieu.nguyennhu@gmail.com
-
Hotline/Zalo: 0933 638 244 (trong giờ hành chính)