Skip to main content

Thông Báo/ Thư Mời

📔 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG

Mục đích:
Hướng dẫn người dùng sử dụng chức năng [Văn bản hành chính - Thông Báo/ Thư Mời] trong hệ thống quản lý của Đoàn Luật sư tỉnh Đồng Nai, bao gồm:

  • Tạo các vănThông bảnBáo/ Thư Mời hành chính mới
  • Xem danh sách vănThông bảnBáo/ Thư Mời
  • Gửi vănThông bảnBáo/ Thư Mời cho người khác trong công ty hoặc email bên ngoài
  • Theo dõi xem ai đã xác nhận nhận vănThông bản,Báo/ Thư Mời, ai chưa
  • Đính kèm file tài liệu vào vănThông bảnBáo/ Thư Mời

📌 1. Đối tượng áp dụng

Chức năng này áp dụng cho:

  • Người quản trị: Có thể tạo, xem, sửa tất cả vănThông bản.Báo/ Thư Mời. Có thể xem tất cả vănThông bảnBáo/ Thư Mời trong hệ thống.
  • Người dùng thường: Chỉ xem được các vănThông bảnBáo/ Thư Mời được gửi cho mình. Có thể xác nhận đã nhận vănThông bản.Báo/ Thư Mời.

🖼️ 2. Giao diện chức năng

📌 Tổng quan giao diện danh sách Thông báo mẫu

Screenshot 2025-12-04 at 10.41.54.png

📝 3. Các bước thực hiện

🔹 A. Xem danh sách Thông báo mẫu

Bước Mô tả thao tác Ghi chú
B1 Đăng nhập bằng tài khoản Quản trị viên  
B2 Vào menu Văn bản hành chính > Thông Báo/ Thư Mời  
B3 Hệ thống hiển thị danh sách Thông báo mẫu Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề...

📌 Tìm kiếm Thông báo mẫu

Bước Mô tả thao tác Ghi chú
B1 Nhấn vào nút Bộ lọc để mở rộng khung tìm kiếm  
B2 Nhập từ khoá hoặc các thông tin cần tìm kiếm Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề...
B3 Nhấn vào nút Áp dụng bộ lọc để lọc danh sách Thông báo mẫu
B4 Nhấn vào liên kết Đặt lại để xoá toàn bộ điều kiện tìm kiếm

Có thể tìm kiếm nhanh bằng cách nhập nội dung cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm ngay trên danh sách Thông báo mẫu

Screenshot 2025-12-04 at 10.45.46.png

Các nút trên trang danh sách

  1. Nút "Tạo mới" (Ở góc trên bên phải, chỉ người quản trị mới thấy)

    • Có biểu tượng dấu cộng (+)
    • Click vào để tạo vănThông bảnBáo/ Thư Mời mới

  2. Nút "Xem" (Ở mỗi dòng vănThông bản)Báo/ Thư Mời)

    • Click vào để xem chi tiết vănThông bảnBáo/ Thư Mời
    • Tất cả người dùng đều có thể xem (nếu được gửi vănThông bảnBáo/ Thư Mời đó)
Sắp xếp mặc định

Mặc định, danh sách được sắp xếp theo ngày tạo, vănThông bảnBáo/ Thư Mời mới nhất hiển thị ở trên cùng.

Ai xem được vănThông bảnBáo/ Thư Mời nào?
  • Người quản trị: Xem được tất cả vănThông bảnBáo/ Thư Mời trong hệ thống
  • Người dùng thường: Chỉ xem được các vănThông bảnBáo/ Thư Mời được gửi cho mình

 

🔹 B. Thêm mới Thông báo mẫu

Bước Mô tả thao tác Ghi chú
B1 Nút "Tạo mới"  Ở góc trên bên phải (chỉ người quản trị mới thấy)
B2

Điền thông tin cơ bản trong Tab "Nội dung":

  • Tiêu đề (bắt buộc)
  • Số hiệu văn bản (bắt buộc, phải là duy nhất)
  • Ngày văn bản (bắt buộc)
  • Người ký (không bắt buộc)
  • Ngày ký (không bắt buộc)
  • Nội dung văn bản (bắt buộc)

(Tùy chọn) Bật "Có xác nhận" và đặt Hạn chót ở phần đầu trang

Các trường bắt buộc có dấu (*)
B3

Chọn người nhận trong Tab "Đối tượng nhận":

  • Chọn người trong công ty
  • Hoặc thêm email người bên ngoài
  • Phải chọn ít nhất 1 người hoặc 1 email

Bắt buộc chọn
B4

Đính kèm file trong Tab "Tài liệu"


B5

Click nút "Gửi" → Xác nhận trong cửa sổ nhỏ


📌 Minh hoạ form thêm mới Thông báo mẫu

Screenshot 2025-12-04 at 11.10.49.png

Tab "Đối tượng nhận":

Screenshot 2025-12-04 at 11.14.01.png

Tab "Tài liệu"

Screenshot 2025-12-04 at 11.14.06.png

🔹 C. Quy trình quản lý vănThông bảnBáo/ Thư Mời

Bước Mô tả thao tác Ghi chú
B1

Vào trang Danh sách → Sử dụng ô tìm kiếm và bộ lọc để tìm vănThông bảnBáo/ Thư Mời
B2

Click nút "Xem" để xem chi tiết vănThông bảnBáo/ Thư Mời

Xem phần "Thống kê" để biết:

  • Tổng số người được gửi
  • Bao nhiêu người đã xác nhận
  • Bao nhiêu người đã hủy
  • Bao nhiêu người chưa xác nhận

Vào Tab "Người dùng" hoặc "Danh sách bên ngoài" để:

  • Xem chi tiết từng người
  • Cập nhật trạng thái xác nhận nếu cần

(Tùy chọn) Chỉnh sửa mục "Xác nhận" nếu cần

📌 Minh hoạ

Screenshot 2025-12-04 at 11.18.25.png

Tab "Người dùng" hoặc "Danh sách bên ngoài"

Screenshot 2025-12-04 at 11.19.46.png

⚠️ 4. Lưu ý

Ai có thể làm gì?

  1. Người quản trị:

    • Có thể tạo, xem, sửa tất cả vănThông bảnBáo/ Thư Mời

    • Xem được tất cả vănThông bảnBáo/ Thư Mời trong hệ thống

    • Có thể quản lý danh sách người nhận

    • Có thể cập nhật trạng thái xác nhận cho người khác

  2. Người dùng thường:

    • Chỉ xem được các vănThông bảnBáo/ Thư Mời được gửi cho mình

    • Chỉ có thể xác nhận/hủy cho chính mình

    • Không thể tạo hoặc sửa vănThông bảnBáo/ Thư Mời (trừ khi có quyền đặc biệt)

Các quy tắc khi tạo vănThông bảnBáo/ Thư Mời

  1. Số hiệu văn bản: Phải là duy nhất, không được trùng với vănThông bảnBáo/ Thư Mời khác trong hệ thống

  2. Chọn người nhận: Phải chọn ít nhất 1 người trong công ty HOẶC thêm ít nhất 1 email bên ngoài

  3. Các ô bắt buộc: Phải điền đầy đủ:

    • Tiêu đề

    • Số hiệu văn bản

    • Ngày văn bản

    • Nội dung văn bản

Thông báo và email

  1. Người trong công ty: Sẽ nhận thông báo trong hệ thống khi được gửi vănThông bảnBáo/ Thư Mời

  2. Người bên ngoài: Sẽ nhận email với link để xem và xác nhận vănThông bảnBáo/ Thư Mời

  3. Nội dung thông báo/email: Bao gồm:

    • Số hiệu văn bản

    • Ngày văn bản

    • Người ký

    • Ngày ký

    • Có yêu cầu xác nhận hay không

    • Hạn chót (nếu có)

Đính kèm file

  1. Kích thước file: Có giới hạn kích thước (tùy theo cài đặt hệ thống). Nếu file quá lớn, hệ thống sẽ báo lỗi.

  2. Định dạng file: Chỉ chấp nhận các loại file đã liệt kê ở trên (PDF, hình ảnh, Word, Excel, CSV). Nếu file không đúng định dạng, hệ thống sẽ báo lỗi.

  3. Lưu trữ: File được lưu an toàn trong hệ thống. Hệ thống sẽ tự động đổi tên file để tránh trùng.

Tìm kiếm

    • Khi bạn gõ từ khóa vào ô tìm kiếm, đợi khoảng 1-2 giây, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm. Bạn không cần nhấn Enter.

📞 5. Hỗ trợ kỹ thuật

  • Email: trieu.nguyennhu@gmail.com

  • Hotline/Zalo: 0933 638 244 (trong giờ hành chính)

Back to top