Thông Báo/ Thư Mời
📔 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG
Mục đích:
Hướng dẫn người dùng sử dụng chức năng [Văn bản hành chính - Thông Báo/ Thư Mời] trong hệ thống quản lý của Đoàn Luật sư tỉnh Đồng Nai, bao gồm:
- Tạo các văn bản hành chính mới
- Xem danh sách văn bản
- Gửi văn bản cho người khác trong công ty hoặc email bên ngoài
- Theo dõi xem ai đã xác nhận nhận văn bản, ai chưa
- Đính kèm file tài liệu vào văn bản
📌 1. Đối tượng áp dụng
Chức năng này áp dụng cho:
- Người quản trị: Có thể tạo, xem, sửa tất cả văn bản. Có thể xem tất cả văn bản trong hệ thống.
- Người dùng thường: Chỉ xem được các văn bản được gửi cho mình. Có thể xác nhận đã nhận văn bản.
🖼️ 2. Giao diện chức năng
📌 Tổng quan giao diện danh sách Thông báo mẫu
📝 3. Các bước thực hiện
🔹 A. Xem danh sách Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Đăng nhập bằng tài khoản Quản trị viên | |
| B2 | Vào menu Văn bản hành chính > Thông Báo/ Thư Mời | |
| B3 | Hệ thống hiển thị danh sách Thông báo mẫu | Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề... |
📌 Tìm kiếm Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Nhấn vào nút Bộ lọc để mở rộng khung tìm kiếm | |
| B2 | Nhập từ khoá hoặc các thông tin cần tìm kiếm | Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề... |
| B3 | Nhấn vào nút Áp dụng bộ lọc để lọc danh sách Thông báo mẫu | |
| B4 | Nhấn vào liên kết Đặt lại để xoá toàn bộ điều kiện tìm kiếm |
Có thể tìm kiếm nhanh bằng cách nhập nội dung cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm ngay trên danh sách Thông báo mẫu
Các nút trên trang danh sách
-
Nút "Tạo mới" (Ở góc trên bên phải, chỉ người quản trị mới thấy)
- Có biểu tượng dấu cộng (+)
- Click vào để tạo văn bản mới
-
Nút "Xem" (Ở mỗi dòng văn bản)
- Click vào để xem chi tiết văn bản
- Tất cả người dùng đều có thể xem (nếu được gửi văn bản đó)
Sắp xếp mặc định
Mặc định, danh sách được sắp xếp theo ngày tạo, văn bản mới nhất hiển thị ở trên cùng.
Ai xem được văn bản nào?
- Người quản trị: Xem được tất cả văn bản trong hệ thống
- Người dùng thường: Chỉ xem được các văn bản được gửi cho mình
🔹 B. Thêm mới Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Nút "Tạo mới" | Ở góc trên bên phải (chỉ người quản trị mới thấy) |
| B2 |
Điền thông tin cơ bản trong Tab "Nội dung":
(Tùy chọn) Bật "Có xác nhận" và đặt Hạn chót ở phần đầu trang |
Các trường bắt buộc có dấu (*) |
| B3 |
Chọn người nhận trong Tab "Đối tượng nhận":
|
Bắt buộc chọn |
| B4 |
Đính kèm file trong Tab "Tài liệu" |
|
| B5 |
Click nút "Gửi" → Xác nhận trong cửa sổ nhỏ |
|
📌 Minh hoạ form thêm mới Thông báo mẫu
Tab "Đối tượng nhận":
Tab "Tài liệu"
🔹 C. Quy trình quản lý văn bản
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 |
Vào trang Danh sách → Sử dụng ô tìm kiếm và bộ lọc để tìm văn bản |
|
| B2 |
Click nút "Xem" để xem chi tiết văn bản |
|
|
Xem phần "Thống kê" để biết:
|
||
|
Vào Tab "Người dùng" hoặc "Danh sách bên ngoài" để:
|
(Tùy chọn) Chỉnh sửa mục "Xác nhận" nếu cần |
📌 Minh hoạ
Tab "Người dùng" hoặc "Danh sách bên ngoài"
⚠️ 4. Lưu ý
Ai có thể làm gì?
-
Người quản trị:
-
Có thể tạo, xem, sửa tất cả văn bản
-
Xem được tất cả văn bản trong hệ thống
-
Có thể quản lý danh sách người nhận
-
Có thể cập nhật trạng thái xác nhận cho người khác
-
Người dùng thường:
-
Chỉ xem được các văn bản được gửi cho mình
-
Chỉ có thể xác nhận/hủy cho chính mình
-
Không thể tạo hoặc sửa văn bản (trừ khi có quyền đặc biệt)
Các quy tắc khi tạo văn bản
-
Số hiệu văn bản: Phải là duy nhất, không được trùng với văn bản khác trong hệ thống
-
Chọn người nhận: Phải chọn ít nhất 1 người trong công ty HOẶC thêm ít nhất 1 email bên ngoài
-
Các ô bắt buộc: Phải điền đầy đủ:
-
Tiêu đề
-
Số hiệu văn bản
-
Ngày văn bản
-
Nội dung văn bản
Thông báo và email
-
Người trong công ty: Sẽ nhận thông báo trong hệ thống khi được gửi văn bản
-
Người bên ngoài: Sẽ nhận email với link để xem và xác nhận văn bản
-
Nội dung thông báo/email: Bao gồm:
-
Số hiệu văn bản
-
Ngày văn bản
-
Người ký
-
Ngày ký
-
Có yêu cầu xác nhận hay không
-
Hạn chót (nếu có)
Đính kèm file
-
Kích thước file: Có giới hạn kích thước (tùy theo cài đặt hệ thống). Nếu file quá lớn, hệ thống sẽ báo lỗi.
-
Định dạng file: Chỉ chấp nhận các loại file đã liệt kê ở trên (PDF, hình ảnh, Word, Excel, CSV). Nếu file không đúng định dạng, hệ thống sẽ báo lỗi.
-
Lưu trữ: File được lưu an toàn trong hệ thống. Hệ thống sẽ tự động đổi tên file để tránh trùng.
Tìm kiếm
-
-
Khi bạn gõ từ khóa vào ô tìm kiếm, đợi khoảng 1-2 giây, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm. Bạn không cần nhấn Enter.
-
📞 5. Hỗ trợ kỹ thuật
-
Email: trieu.nguyennhu@gmail.com
-
Hotline/Zalo: 0933 638 244 (trong giờ hành chính)