Thông Báo/ Thư Mời
📔 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG
Mục đích:
Hướng dẫn người dùng sử dụng chức năng [Văn bản hành chính - Thông Báo/ Thư Mời] trong hệ thống quản lý của Đoàn Luật sư tỉnh Đồng Nai, bao gồm:
- Tạo các văn bản hành chính mới
- Xem danh sách văn bản
- Gửi văn bản cho người khác trong công ty hoặc email bên ngoài
- Theo dõi xem ai đã xác nhận nhận văn bản, ai chưa
- Đính kèm file tài liệu vào văn bản
📌 1. Đối tượng áp dụng
Chức năng này áp dụng cho:
- Người quản trị: Có thể tạo, xem, sửa tất cả văn bản. Có thể xem tất cả văn bản trong hệ thống.
- Người dùng thường: Chỉ xem được các văn bản được gửi cho mình. Có thể xác nhận đã nhận văn bản.
🖼️ 2. Giao diện chức năng
📌 Tổng quan giao diện danh sách Thông báo mẫu
📝 3. Các bước thực hiện
🔹 A. Xem danh sách Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Đăng nhập bằng tài khoản Quản trị viên | |
| B2 | Vào menu Thông báo > Thông báo mẫu | |
| B3 | Hệ thống hiển thị danh sách Thông báo mẫu | Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề... |
📌 Tìm kiếm Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Nhấn vào nút Bộ lọc để mở rộng khung tìm kiếm | |
| B2 | Nhập từ khoá hoặc các thông tin cần tìm kiếm | Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề... |
| B3 | Nhấn vào nút Áp dụng bộ lọc để lọc danh sách Thông báo mẫu | |
| B4 | Nhấn vào liên kết Đặt lại để xoá toàn bộ điều kiện tìm kiếm |
Có thể tìm kiếm nhanh bằng cách nhập nội dung cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm ngay trên danh sách Thông báo mẫu
🔹 B. Thêm mới Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Nhấn nút “Tạo mẫu” | Nằm ở góc trên bên phải danh sách |
| B2 |
Nhập thông tin Tên, Nội dung thông báo, v.v. |
Các trường bắt buộc có dấu (*) |
| B3 | Nhấn “Tạo” để hoàn tất | Nếu nhập thiếu, hệ thống sẽ báo lỗi |
📌 Minh hoạ form thêm mới Thông báo mẫu
🔹 C. Sửa thông tin Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Tìm Thông báo mẫu cần sửa | Chỉ sửa được khi chưa gửi thông báo đến người dùng |
| B2 | Nhấn vào nút Chỉnh sửa (✏️) | Chỉ hiện thị khi chưa gửi thông báo cho thành viên nào |
| B3 | Cập nhật thông tin | Có thể chỉnh sửa từng trường |
| B4 | Nhấn “Lưu thay đổi” |
📌 Minh hoạ
Hoặc có thể "Chỉnh sửa" ở trang xem chi tiết
🔹 D. Xoá Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Tìm kiếm Thông báo mẫu cần xoá | Chỉ sửa được khi chưa gửi thông báo đến người dùng |
| B2 | Nhấn biểu tượng 🗑️ Xoá tại dòng cần xoá | Chỉ hiện thị khi chưa gửi thông báo cho thành viên nào |
| B3 | Xác nhận xoá khi hệ thống hỏi | Không thể khôi phục sau khi xoá |
| B4 | Nhấn “Xác nhận xoá” |
📌 Minh hoạ
🔹 E. Sao chép Thông báo mẫu
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Tìm kiếm Thông báo mẫu cần sao chép | |
| B2 | Nhấn biểu tượng Sao chép tại dòng | |
| B3 | Xác nhận Sao chép khi hệ thống hỏi | |
| B4 | Nhấn “Xác nhận” | tạo bản sau nội dung Thông báo mẫu |
📌 Minh họa
🔹 F. Gửi thông báo
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Tìm kiếm Thông báo mẫu cần gửi thông báo | |
| B2 | Nhấn biểu tượng Thông báo tại dòng | |
| B3 |
Hiển thị hộp thoại
- Mục "Gửi đến" có 4 lựa chọn:
- Mục "Nhóm" có 2 lựa chọn:
|
|
| B4 | Nhấn “Xác nhận” |
📌 Minh họa
📌 Minh họa mục Gửi đến và Nhóm
📌 Minh họa các mục liên quan đến "Luật sư thuộc TCHNLS" hoặc "luật sư không thuộc TCHNLS"
📌 Minh họa các mục liên quan đến "Thành viên thuộc đoàn" hoặc "Thành viên không thuộc đoàn"
🔹 G. Xem danh sách thông báo đã gửi
| Bước | Mô tả thao tác | Ghi chú |
|---|---|---|
| B1 | Tìm kiếm Thông báo mẫu cần Xem danh sách | Chỉ xem được khi đã gửi thông báo |
| B2 | Hiển thị hộp thoại danh sách đã gửi thông báo cho người dùng |
📌 Minh họa
⚠️ 4. Lưu ý
-
Các trường dữ liệu bắt buộc phải được nhập đầy đủ để tránh lỗi khi lưu.
📞 5. Hỗ trợ kỹ thuật
-
Email: trieu.nguyennhu@gmail.com
-
Hotline/Zalo: 0933 638 244 (trong giờ hành chính)