Thông Báo/ Thư Mời

📔 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG

Mục đích:
Hướng dẫn người dùng sử dụng chức năng [Văn bản hành chính - Thông Báo/ Thư Mời] trong hệ thống quản lý của Đoàn Luật sư tỉnh Đồng Nai, bao gồm:

• Tạo các Thông Báo/ Thư Mời hành chính mới
• Xem danh sách Thông Báo/ Thư Mời
  
• GửXác nhận hoặc từ chối Thông Báo/ Thư Mời cho người khác trong công ty hoặc email bên ngoài
• Theo dõi xem ai đã xác nhận nhận Thông Báo/ Thư Mời, ai chưa
• Đính kèm file tài liệ(nếu vào Thông Báo/ Thư Mời
  có)

---

📌 1. Đối tượng áp dụng

Chức năng này áp dụng cho:

• Quản trị viên: Có thể tạo, xem, sửa tất cả Thông Báo/ Thư Mời. Có thể xem tất cả Thông Báo/ Thư Mời trong hệ thống.
• Luật sư: Chỉ xem được các Thông Báo/ Thư Mời được gửi cho mình. Có thể xác nhận đã nhận Thông Báo/ Thư Mời.

---

🖼️ 2. Giao diện chức năng

📌 Tổng quan giao diện danh sách Thông báo mẫu

---

📝 3. Các bước thực hiện

🔹 A. Xem danh sách Thông báo mẫu

📌 Tìm kiếm Thông báo mẫu

Bước	Mô tả thao tác	Ghi chú
B1	Nhấn vào nút Bộ lọc để mở rộng khung tìm kiếm
B2	Nhập từ khoá hoặc các thông tin cần tìm kiếm	Có thể tìm theo Tên, Tiêu đề...
B3	Nhấn vào nút Áp dụng bộ lọc để lọc danh sách Thông báo mẫu
B4	Nhấn vào liên kết Đặt lại để xoá toàn bộ điều kiện tìm kiếm

Có thể tìm kiếm nhanh bằng cách nhập nội dung cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm ngay trên danh sách Thông báo mẫu

Các nút trên trang danh sách

1. Nút "Tạo mới" (Ở góc trên bên phải, chỉ quản trị viên mới thấy)

   • Có biểu tượng dấu cộng (+)
   • Click vào để tạo Thông Báo/ Thư Mời mới

2. Nút "Xem" (Ở mỗi dòng Thông Báo/ Thư Mời)

   • Click vào để xem chi tiết Thông Báo/ Thư Mời
   • Tất cả người dùng đều có thể xem (nếu được gửi Thông Báo/ Thư Mời đó)

Sắp xếp mặc định

Mặc định, danh sách được sắp xếp theo ngày tạo, Thông Báo/ Thư Mời mới nhất hiển thị ở trên cùng.

Ai xem được Thông Báo/ Thư Mời nào?

• Quản trị viên: Xem được tất cả Thông Báo/ Thư Mời trong hệ thống
• Luật sư: Chỉ xem được các Thông Báo/ Thư Mời được gửi cho mình

---

🔹 B. Thêm mới Thông báo mẫuB

📌 Minh hoạ form thêm mới Thông báo mẫu

Tab "Đối tượng nhận":

Tab "Tài liệu"

---

🔹 C.. Quy trình quảxác nhận lý Thông Báo/ Thư Mời

📌 Minh hoạ

Tab "Người dùng" hoặc "Danh sách bên ngoài"

---

⚠️ 4. Lưu ý

Ai có thể làm gì?

1. Quản trị viên:

• Có thể tạo, xem, sửa tất cả Thông Báo/ Thư Mời

• Xem được tất cả Thông Báo/ Thư Mời trong hệ thống

• Có thể quản lý danh sách người nhận

• Có thể cập nhật trạng thái xác nhận cho người khác

2. Luật sư:

• Chỉ xem được các Thông Báo/ Thư Mời được gửi cho mình

• Chỉ có thể xác nhận/hủy cho chính mình

• Không thể tạo hoặc sửa Thông Báo/ Thư Mời (trừ khi có quyền đặc biệt)

Các quy tắc khi tạo Thông Báo/ Thư Mời

1. Số hiệu văn bản: Phải là duy nhất, không được trùng với Thông Báo/ Thư Mời khác trong hệ thống

2. Chọn người nhận: Phải chọn ít nhất 1 người trong công ty HOẶC thêm ít nhất 1 email bên ngoài

3. Các ô bắt buộc: Phải điền đầy đủ:

• Tiêu đề

• Số hiệu văn bản

• Ngày văn bản

• Nội dung văn bản 

Thông báBáo và email

1. Người trong công ty: Sẽ nhận thông báo trong hệ thống khi được gửi Thông Báo/ Thư Mời

2. Người bên ngoài: Sẽ nhận email với link để xem và xác nhận Thông Báo/ Thư Mời

3. Nội dung thông báo/email: Bao gồm:

   • Số hiệu văn bản

   • Ngày văn bản

   • Người ký

   • Ngày ký

   • Có yêu cầu xác nhận hay không

   • Hạn chót (nếu có)

Đính kèm file

1. Kích thước file: Có giới hạn kích thước (tùy theo cài đặt hệ thống). Nếu file quá lớn, hệ thống sẽ báo lỗi.

2. Định dạng file: Chỉ chấp nhận các loại file đã liệt kê ở trên (PDF, hình ảnh, Word, Excel, CSV). Nếu file không đúng định dạng, hệ thống sẽ báo lỗi.

3. Lưu trữ: File được lưu an toàn trong hệ thống. Hệ thống sẽ tự động đổi tên file để tránh trùng.

Tìm kiếm

• • Khi bạn gõ từ khóa vào ô tìm kiếm, đợi khoảng 1-2 giây, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm. Bạn không cần nhấn Enter.

---

📞 5. Hỗ trợ kỹ thuật

• Email: trieu.nguyennhu@gmail.com

• Hotline/Zalo: 0933 638 244 (trong giờ hành chính)